A seguito di una recente comunicazione di Poste Italiane spa non è più possibile rivolgersi ad un Ufficio postale per l’apposizione del timbro al fine di usufruire della “data certa”, tramite la quale è possibile ottenere la prova che il documento è stato formato in un determinato giorno, mese e anno.
Si evidenzia che, oltre al ricorso al Notaio (copia conforme) ovvero alla registrazione (a tassa fissa) presso l’Agenzia delle Entrate, è possibile utilizzare uno dei seguenti servizi alternativi:
- invio tramite PEC;
- plico senza busta (raccomandata);
- marca temporale / data certa digitale (Postel).
Come noto, sovente si rende necessario attribuire ad un documento (scrittura privata, contratto, ecc.) la c.d. “data certa”, ossia la certezza e la prova che lo stesso è stato formato in un dato momento (giorno, mese e anno), ciò al fine di renderlo opponibile a terzi.
Sul punto l’art. 2704, comma 1, C.c. dispone che:
“La data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi, se non dal giorno in cui la scrittura è stata registrata o dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di colui o di uno di coloro che l’hanno sottoscritta o dal giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici o, infine, dal giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento …”.
Il modo più agevole al fine di dare “data certa” ad un documento era quello di recarsi presso un Ufficio postale che provvedeva all’apposizione del timbro.
In particolare sul documento veniva riportata la dicitura “Si richiede l’apposizione del timbro per la data certa” seguita da data e firma.
In altre parole l’apposizione del timbro (datato) costituiva la prova che il documento sul quale lo stesso è stato impresso è stato formato precedentemente all’apposizione stessa.
Recentemente, le Poste Italiane spa intervenute con una specifica Circolare “interna” (non disponibile) comunicando ai vari Uffici che a partire dall’1.4.2016 non è più possibile erogare presso gli stessi il servizio “data certa”.
Ciò richiede quindi la “ricerca” di un altro mezzo alternativo che consente di ottenere il suddetto effetto.
La “data certa” del documento è possibile ottenerla utilizzando uno dei seguenti servizi alternativi.
| REGISTRAZIONE PRESSO AGENZIA DELLE ENTRATE | In tal caso è possibile registrare il documento presso l’Agenzia delle Entrate versando l’imposta di registro in misura fissa (€ 200, codice tributo “109T”). |
| NOTAIO | In tal caso il Notaio procede ad effettuare una “copia conforme” del documento con apposizione della data e della propria firma. |
| INVIO PLICO SENZA BUSTA | Il documento va inviato a sé stessi e/o alla parte interessata in plico senza busta per raccomandata (dal codice a barre stampato dall’Ufficio postale è possibile risalire dalla data di spedizione). |
| INVIO TRAMITE PEC | Il documento va inviato elettronicamente tramite PEC (la conservazione della presa in carico del documento e dell’e-mail relativa alla consegna dello stesso consentono di dimostrare la data del documento). |
| MARCA TEMPORALE | È possibile appore una marca “virtuale” su un documento informatico associando allo stesso data e ora certa. A tal fine non è necessario sottoscrivere lo stesso con la firma digitale. |
| UTILIZZO DATA CERTA DIGITALE POSTEL | Mediante l’apposizione di una marca postale elettronica (EPCM) tramite il servizio offerto da Poste Italiane spa è possibile ottenere la certezza dell’esistenza del documento in una data e ora. |
