FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

L’appuntamento con la Fatturazione Elettronica obbligatoria dal 1 gennaio 2019 si avvicina ed è arrivato il momento di munirsi degli strumenti necessari per la gestione di questo nuovo ed evolutivo adempimento.

Il processo di fatturazione elettronica previsto a decorrere dal 6 giugno 2014 (31 marzo 2015) per gli operatori economici che operano con le Pubbliche Amministrazioni (meglio conosciuto come “fattura PA”) sarà generalizzato, dal 1° gennaio 2019 alla quasi totalità degli scambi commerciali e diverrà obbligatorio per tutti i titolari di partita IVA.

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SOGGETTI INTERESSATI:

La Fattura Elettronica interessa tutti, non solo chi emette Fatture ma anche chi le riceve, poiché nella maggior parte dei casi il fornitore non rilascerà nessun pezzo di carta e se lo rilascerà esso non avrà nessun valore fiscale/civile è indispensabile quindi adottare i mezzi necessari alla sua gestione.

L’obbligo di utilizzare la fattura elettronica implica che le fatture cartacee non saranno più ammesse per le operazioni nazionali e si considereranno come non emesse, esponendo i cedenti/prestatori nonché i cessionari/destinatari a rilevanti sanzioni (Fatture emesse dal 90% al 180% dell’IVA; Fatture ricevute il 100% dell’IVA) con un minimo di 250 euro.

Sono esonerati dall’obbligo in esame solamente i contribuenti minimi e forfetari che comunque riceveranno le Fatture Elettroniche in quanto per il Fornitore non scatta l’esonero.

Le imprese/professionisti saranno coinvolti nel processo di fatturazione elettronica per quanto riguarda:

• il ciclo attivo, vale a dire nel momento in cui prowedono a fatturare i serviziresi o i prodotti venduti ai propri clienti;
• il ciclo passivo, in effetti, conseguentemente a quanto riportato nel punto precedente, le fatture d’acquisto ricevute dalle imprese saranno digitali con la necessità di definire le modalità di ricezione delle stesse con evidenti ripercussioni in ambito contabile.

CHE COSA E’ LA FATTURA ELETTRONICA:

• È un documento emesso e ricevuto in formato digitale;
• creato esclusivamente in formato XML (eXtensible Markup Language);
• conforme alle specifiche tecniche stabilite dalle autorità competenti;
• firmato digitalmente con una firma elettronica qualificata (non obbligatoria ma raccomandabile)
• recante una marca temporale;
• conservato digitalmente (conservazione sostitutiva).

OBBLIGHI:

Le Fatture Elettroniche sono emesse quando vengono trasmesse alla piattaforma informatica denominata Sistema di Interscambio (SdI), gestita dall’Agenzia delle Entrate.

La Fattura Elettronica dopo che è stata trasmessa, proprio per il fatto che nasce digitale deve anche essere archiviata in tale modo. Decorrono così per le parti gli obblighi di CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DIGITALE a norma per 10 anni.

La Conservazione Sostitutiva è un insieme di procedure informatiche regolamentate dalla legge che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. In base a tali procedure, la fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea ma con notevoli vantaggi di tempo, spazio e costi. La conservazione sostitutiva viene demandata a Centri di Archiviazione Dati che hanno ottenuto apposita certificazione e che a richiesta (anche in sede di controlli fiscali) devono rilasciare il cosiddetto pacchetto di distribuzione dell’archivio informatico delle Fatture Elettroniche garantendone l’autenticità, l’integrità e quindi l’opponibilità a terzi.

GESTIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA:

Per poter essere ricevute le Fatture Elettroniche necessitano dell’informazione del recapito telematico ossia dell’indirizzo al quale far recapitare il documento.

Per questo sono possibili due alternative:

1. Posta Elettronica Certificata (PEC)
2. CODICE DESTINATARIO (Indirizzo Telematico)

La prima soluzione (PEC) è alquanto meno performante in quanto obbliga il soggetto destinatario della fattura ad un continuo “monitoraggio” della propria PEC e lo espone ad alcuni rischi, primo tra tutti quello di casella di posta piena, cui consegue l’impossibilità di recapito senza contare le stampe da produrre e l’obbligo della conservazione sostitutiva che diviene alquanto più macchinoso da gestire.

La seconda soluzione di ricezione delle Fatture Elettroniche è quella di utilizzare il CODICE DESTINATARIO o INDIRIZZO TELEMATICO del nostro Studio che funge da Intermediario. Il Codice Destinatario è un codice formato da 7 caratteri, e può essere richiesto solo dai soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato con il Sistema di Interscambio.  La gestione tramite intermediario presenta, notevoli vantaggi, in particolare:

• per le fatture passive è possibile fornire ai propri fornitori il Codice Destinatario del ns. Studio, evitando la ricezione di numerose PEC e gestendo tutto il ciclo delle fatture elettroniche sia clienti (ciclo attivo) che fornitori (ciclo passivo) su una sola piattaforma;
• il cliente potrà accedere alla propria area Web (PORTALE AZIENDA) ma anche tramite APP mobile su smart-phone per consultare le fatture ricevute in modo semplice e diretto anche con notifiche in tempo reale di ricezione delle fatture;
• il cliente ha la possibilità di emettere le fatture elettroniche direttamente;
• una volta create le fatture elettroniche, queste vengono inviate in un ambiente, gestito dall’intermediario condiviso con i singoli clienti, che potranno così gestire tutto il flusso;
• non è necessario alcun accreditamento diretto del cliente presso il Sistema di Interscambio, né la firma digitale del cliente, perché tutto avviene tramite le credenziali già in possesso dello Studio;
• la Conservazione Sostitutiva viene gestita direttamente attraverso i sistemi dello Studio, senza che il cliente debba intervenire in alcun modo, garantendo il rispetto della normativa.

COMUNICAZIONE CODICE DESTINATARIO:

Per poter utilizzare il Codice Destinatario in fase di ricezione delle Fatture Elettroniche è necessario registrarlo all’Agenzia delle Entrate.

Allo stesso modo il fornitore avrà necessità di conoscere il Codice Destinatario al momento dell’emissione della fattura/parcella. Per l’occasione abbiamo predisposto un’apposita LETTERA DA CONSEGNARE.

Si fa comunque presente che in fase di trasmissione della Fattura Elettronica ha prevalenza la preferenza registrata all’Agenzia delle Entrate. Quindi se in fase di emissione si omette di indicare il Codice Destinatario o l’indirizzo Pec e, all’Agenzia delle Entrate il cliente ha provveduto a registrare la propria preferenza, automaticamente la Fattura verrà smistata sul canale scelto. Attenzione però che se si omette di indicare l’indirizzo di ricezione e il Cliente non avesse registrato alcunché all’Agenzia delle Entrate, la Fattura Elettronica è comunque trasmessa regolarmente al sistema venendo depositata nel Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate. A questo punto il Fornitore riceverà una notifica dal sistema che non è stato possibile recapitare la Fattura Elettronica con l’obbligo di informare il cliente di provvedere a riceverla accedendo al proprio Cassetto Fiscale.

Considerando che il Codice Destinatario diverrà indispensabile per la Fattura Elettronica quasi al pari della propria Partita Iva, invitiamo a tutti i ns. Clienti di integrare le proprie informazioni fiscali, utilizzate per la corrispondenza, anche con il codice destinatario di modo chè possa essere reso disponibile agli operatori. 

Prossimamente forniremo anche il QR-CODE ossia il codice a barre bidimensionale con tutte le informazioni relative alla sua intestazione anagrafica per l’emissione delle fatture, compreso del codice destinatario. Questo permetterà di acquisire tramite un lettore ottico i dati di fatturazione al momento dell’acquisto presso il fornitore in maniera veloce e automatica (si pensi ad esempio agli acquisti di carburante presso il distributore, considerando infatti che la scheda carburante andrà definitivamente in pensione con la fine di questo anno).

PER COLORO CHE VENDONO CON FATTURA E QUINDI GESTIRANNO ANCHE IL CICLO ATTIVO SARÀ ALTRESÌ INDISPENSABILE RICEVERE DAI PROPRI CLIENTI LA MODALITÀ DI INVIO DELLE FATTURE ELETTRONICHE (PEC O CODICE DESTINATARIO).

SI CONSIGLIA QUINDI FIN DA ORA DI RICHIEDERE LE INFORMAZIONI NECESSARIE.

Inoltre per coloro che emettono fatture con il proprio registratore di cassa (es. ristoratori)  consigliamo di contattare il proprio fornitore per gli aggiornamenti del caso.

ATTIVAZIONE DEL PORTALE AZIENDA PER LA GESTIONE DEL CICLO ATTIVO E PASSIVO (servizio All-Inclusive):

PORTALE AZIENDA è la nostra Piattaforma Web per lo sviluppo dei Servizi on-line e da qualche anno rappresenta il punto d’incontro ad alto valore aggiunto tra lo Studio ed i nostri clienti, una soluzione operativa nata per agevolare la comunicazione e la gestione dei servizi. La Piattaforma è gestita e aggiornata da SEAC Spa da sempre nostra Partner nella gestione di tutti i ns. servizi.

I nostri Clienti avranno la propria Area Riservata di accesso al Portale Azienda e potranno così gestire tutte le fasi della Fatturazione Elettronica:

• Ciclo Attivo: per l’emissione e la trasmissione di Fatture Elettronich;
• Firma Digitale: remota esterna apposta da Seac spa senza quindi far uso di smart-card o pen-drive;
• Ciclo Passivo: per la ricezione e la consultazione delle Fatture ricevute;
• Conservazione Sostitutiva: a norma per entrambi i cicli;
• App mobile: per accedere agli stessi servizi anche da smart-phone con la funzionalità di attivare la notifica di ricezione di nuove fatture passive in arrivo;
• Assistenza: garantita dal ns. Studio in tutte le fasi.

Per questo garantiamo la ns. Assistenza per guidare fin da subito il nostro Cliente alla gestione completa del ciclo di fatturazione, al fine di evitare le difficoltà della rivoluzione che lo aspetta e soprattutto possa dedicarsi alla propria attività senza nessuna ripercussione.

Già dal 2014, con l’entrata in vigore della Fattura Elettronica obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni, il ns. Studio ha attivato i servizi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva maturando nel tempo l’esperienza necessaria per garantire un servizio ad alto valore aggiunto.

 

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