Come noto, tutti i soggetti iscritti al Registro delle Imprese (imprese individuali e società), nonché i professionisti iscritti in albi ed elenchi, hanno l’obbligo di dotarsi della PEC – casella di posta elettronica certificata.
Al momento non sono (ancora) soggetti all’obbligo di PEC gli enti non commerciali ancorché iscritti al REA (Repertorio Economico Amministrativo).
Nel prossimo futuro anche i privati cittadini potranno avere una loro PEC. Al momento la Legge di Bilancio 2017 ha previsto che le persone fisiche potranno “appoggiarsi” sulla PEC di altri (la relazione governativa esemplifica: coniuge, parenti e affini). Siamo comunque in attesa di un provvedimento attuativo che fornisca gli elementi necessarie per l’avvio della “PEC per tutti”.
Tanto premesso, desideriamo richiamare l’attenzione su alcune delicate problematiche relative alla PEC, in relazione alle recenti disposizioni normative che attengono alla notifica degli atti.
Ebbene a decorrere dal 2017, tutti gli atti che per legge debbono essere notificati dalla pubblica amministrazione, quali, ad esempio:
- cartelle di pagamento (Equitalia);
- avvisi bonari;
- avvisi di rettifica e accertamento;
- multe per infrazioni al codice della strada;
- comunicazioni della CCIAA;
- sentenze giudiziali;
- atti di citazione in giudizio;
- etc.
saranno notificati sulla PEC – casella di posta certificata, per coloro che hanno l’obbligo di dotarsi di tale strumento elettronico.
Inoltre, si ricorda che qualunque soggetto dotato di PEC può inviare ad altra PEC comunicazioni e documentazione con validità di raccomandata con ricevuta di ritorno (contratti, intimazioni, diffide, etc.).
Per conoscere l’indirizzo PEC di un soggetto è stato istituito, dal Ministero dello Sviluppo Economico, un elenco pubblico, INI-PEC, consultabile all’indirizzo Web http://www.inipec.gov.it/
INI-PEC raccoglie tutti gli indirizzi di PEC delle Imprese e dei Professionisti presenti sul territorio italiano ed è pensato per chiunque abbia la necessità di ottenere l’indirizzo di PEC di un professionista o di un’impresa che desidera contattare.
Senza bisogno di autenticazione o di programmi aggiuntivi, chiunque può accedere alla sezione di ricerca del portale e cercare l’indirizzo di posta elettronica certificata di proprio interesse.
Se l’azienda o il professionista cercato è presente nell’indice, INI-PEC fornisce all’utente l’indirizzo richiesto, semplificando la vita di tutti.
L’indice viene puntualmente aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.
SUGGERIMENTI OPERATIVI
Tanto premesso, in considerazione della estrema delicatezza di tale novità suggeriamo di:
- prevedere l’evidenza della PEC nella maschera principale di Outlook (o sistema di comunicazione equivalente), evitando di dover accedere alla PEC per il tramite di internet per consultarla;
- centralizzare la visualizzazione della PEC su almeno due (meglio su tre) postazioni aziendali;
- attivare appositi alert sul cellulare del titolare per una immediata visualizzazione dei messaggi certificati.
