La chiusura di Bilancio preclude una serie di operazioni meglio note con il nome di Scritture di Rettifica e Assestamento.

Tra i controlli da fare, oltre a quelli che riguardano le rimanenze di magazzino e la corretta classificazione delle principali poste di bilancio, ci sono anche i controlli e le verifiche di cassa. In particolare, occorre verificare la corrispondenza del saldo contabile con l’effettiva consistenza di cassa considerando eventuali sospesi.

Quando il valore contabile del conto cassa non coincide per niente con le giacenze effettive, le situazioni di cassa alta o di cassa negativa (anche di un solo giorno) possono rappresentare elementi di evidente pericolo per l’azienda sul fronte dell’evasione fiscale.

La presenza di una cassa elevata lascia pensare ad una gestione anti-economica e utilizzi impropri per effettuare acquisti in nero, in base al quale l’Amministrazione Finanziaria può ipotizzare la realizzazione di vendite in nero.

In caso di cassa alta, ad esempio, gli uffici fiscali possono non riconoscere la deducibilità degli interessi passivi bancari o peggio ancora, considerare la contabilità inattendibile, o il denaro ripartito tra i soci, assegnato o utilizzato dall’amministratore.

In tale caso, gli uffici finanziari sono legittimati ad avviare accertamenti con metodo induttivo (articolo 39 del DPR 600/1973)  in capo sia alla società che alle persone dei soci (o del titolare).

Una cassa elevata può significare che determinati acquisti di merce poi destinata alla rivendita sono effettuati “in nero” dal momento che non compaiono in diminuzione (contropartita) del conto cassa.

Non vi è alcun dubbio che alcune delle cose da fare per scongiurare queste situazioni, debbano essere fatte in via preventiva. E’ opportuno, ad esempio, effettuare dei controlli periodici (giornalieri o settimanali) sull’andamento del conto cassa ed evitare che gli interventi dei soci o del titolare, palesemente effettuati per far fronte a esigenze di liquidità, generino invece situazioni di cassa alta, non coerenti con le finalità aziendali o non congrui con le capacità economiche dei soci o del titolare dell’azienda.

È necessario ricordarsi sempre che l’importo della cassa non deve mai essere eccessivamente elevato, tenuto conto, della natura dell’attività svolta dall’impresa. Un saldo cassa elevato può comportare seri problemi soprattutto se si è in presenza di un notevole indebitamento bancario.

In sede di chiusura dei conti, il conto “cassa” può essere sdoppiato in diversi sottoconti come ad esempio: “cassa contanti” (per la moneta a corso legale), “cassa assegni” (se si ricevono degli assegni), “cassa valute estere” (per la moneta in valuta estera), “cassa valori bollati” (per i valori bollati acquistati) e così via.

Per farlo è opportuno effettuare una scrittura contabile in partita doppia (Diversi a Cassa) a fine esercizio, anche se è consigliabile distinguere i vari sottoconti in corso d’anno nel momento in cui vengono rilevati contabilmente i singoli fatti di gestione.

Quando il saldo del conto cassa è negativo, si presume che una parte dei denari entrati in cassa non è stata registrata in contabilità (ad esempio, entrate per ricavi in nero, entrate nella cassa del bar o del ristorante in assenza dell’emissione dello scontrino fiscale o della ricevuta fiscale).

Secondo la Cassazione, il conto-cassa negativo fa presumere ricavi occultati al Fisco in misura almeno pari al disavanzo. E questo lo stabilisce la sentenza nr. 17004 del 05 ottobre 2012.